業務効率化(VBA)株式会社T様

【相談内容】

  • 取引先より注文データ(CSVデータ)が届くが、全く使ってない。何か効率よくできないか
  • 注文のCSVデータをエクセルのフォーマットに当てはめて入れてほしい
  • 注文品によって出荷日や出荷先があるので、考慮した出力をしてほしい
  • 品番管理はしていない(品番の概念は無い。品名で管理している)、なんとかならないか
  • CSVデータと同じ注文がFAXでも届く(FAXを見ながら、データを打ち込みしている)
  • 作業時間がかかる(毎日2~4時間の作業)
  • 毎日、この作業がある

【問題点】

  • 品番管理をしていない
  • FAXで届く注文書を見ながら、手打ちでエクセル入力
  • FAXデータを手打ちしている為、時間がかかる、間違いが発生する
  • CSVデータを活用していない(非効率、手打ちは間違いの元)

【改善対応】

  • 取引先からのデータは、品番、品名、注文日、納期などの情報があるので利用
  • 品名管理を品番管理データ作成(品番と品名を紐づけ)
  • CSVデータをデータベース化
  • データベース化により、希望内容を抽出可
  • 手打ちを一切無くした(手打ちによる間違い発生がゼロ、FAX注文は確認として利用)

【結果】

  • すべて、データ化により、作業時間が、1時間程度で終わる(約2時間程度の短縮)
  • 2時間×20日=ひと月、約40時間の短縮(約5人/月の削減)

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